En prosess er et sett med sammenhengende eller samhandlende aktiviteter som bruker innganger for å gi et forventet resultat, i henhold til ISO 9000 : 2015.
Disse elementene er enten materielle objekter (som kan oppfattes som strømmer av logistikk for evalueringsformål) eller informasjon, eller begge deler.
Merknader:
Du bør ikke forveksle "prosess" med "procedure" (se selskapet prosedyre ). Den første beskriver selskapets aktiviteter i henhold til en tverrgående visjon i forhold til organisasjonen av denne, mens den andre forklarer "hvordan du gjør" i denne organisasjonen . Prosesstilnærmingen gjør det mulig å identifisere og kontrollere grensesnittene mellom de forskjellige aktivitetene.
Bruk av en prosesstilnærming kan føre til utvikling av et proseskart som gjør det mulig å representere selskapet gjennom koblingene mellom de forskjellige prosessene (se § “Grafisk fremstilling av en prosess” nedenfor).
Vi skiller vanligvis:
Operasjonelle prosesser representerer selskapets kjernevirksomhet: fra forberedelse til bestilling / levering av produkter og tjenester til kunder. Støtteprosesser representerer aktiviteten med å tilgjengeliggjøre interne ressurser som er nødvendige for å gjennomføre operasjonelle prosesser: anskaffelse av forsyninger, HR, regnskap osv. Ledelsesprosessene representerer aktiviteten med å utarbeide intern informasjon som tillater styring av virksomheten i selskapet. Det skilles ofte mellom operativ ledelse og strategisk ledelse. Måleprosesser håndterer effektiviteten av selve prosessene, og gir mål for avvikene mellom resultatene og de definerte målene. Bruk av disse beregningene muliggjør kontinuerlig prosessforbedring, ifølge Deming-hjulet . Måleprosesser er kjernen i prosessoptimalisering .
I et selskap, hvis prosessene er basert på en (statisk) organisasjon , kan vi imidlertid designe en målorganisasjon (for eksempel som en del av en transformasjonsoperasjon etter en fusjonsoppkjøp), ved å starte med å modellere forretningsdriftens prosesser.
Hver prosess kan deles opp i delprosesser eller faser (eller trinn).
To skoler (A og B) leder nedbrytningen av et trinn. Til disse legges datasynet til prosessen (C).
Hvert trinn er delt inn i aktiviteter.
Hver aktivitet kan defineres som en samling oppgaver (med inndata og utdata samt kontrollløkker). En oppgave er av lavere granularitet enn en aktivitet.
Hver oppgave kan defineres som en samling av handlinger. En handling er av lavere granularitet enn en oppgave.
Hvert trinn består av oppgaver. Den genererer egne data, og er den eneste som oppretter eller endrer disse i hele informasjonssystemet. Å ha sine egne oppgaver og generere egne data, representerer det en autonom funksjonell blokk.
De BPMN Skiller bare to nivåer av dekomponering: sub-prosess og oppgave skal betegnelsen aktivitet benyttes generisk for å referere til alle nivåer av dekomponering eller konsolidering.
Vi sier at en prosess blir outsourcet når den "forlater" selskapet, det vil si at den aktiverer partnere eller underleverandører.
Vi sier at to prosesser samarbeider hvis de utveksler informasjon (produsert av den første, konsumert av den andre).
Forretningsprosessen skal ikke forveksles med en arbeidsflyt som er datamaskinoversettelsen av en helautomatisk prosess.
En forretningsprosess (eller hovedprosess eller forretningsprosess) utløses alltid av en hendelse som kalles "trigger". Når en forretningsprosess avsluttes, utløser den en eller flere såkalte “terminal” hendelser, som kan utløse en annen forretningsprosess.
En forretningsprosess har forretningsregler . Disse reglene er kildene til beslutningen om å utføre virksomheten i forretningsprosessen eller ikke.
En prosess er preget av seks parametere:
Fremgangsmåten kan defineres i en prosess datablad som kan dokumentere egenskapene til prosessen og gi ytterligere informasjon som er nødvendig for en full forståelse av driften av prosessen, inkludert, når det er nødvendig, de formål som skal oppnås. I tilfelle en kompleks prosess, kan en grafisk fremstilling legges til, samt en fullstendig kartlegging av prosessene.
Eksempel på punkter som skal dokumenteres i et prosessdatablad:
Det er standarder som representerer BPMN- prosesser som er mye brukt for dematerialiserte prosesser og ISO 5807: 85-standarden. Hvis du ikke ønsker å bruke de anbefalte notasjonene, vil det være nødvendig å etablere en symbolsk (grunnleggende form) for å representere hver karakteristikk, beslutningssløyfe og andre verktøy som finnes i prosessen som skal kartlegges.
En regel: Tenk enkelt og operativt; forståelig og brukbar av alle.
Eksempel på representasjon av en prosess: Eksempel på representasjon av to nestede prosesser og en kontinuerlig forbedringssløyfe: Eksempel på fremstilling av en prosedyre (og ikke en prosess) for styring av produkter som kan inkorporeres i et verk: