Den arkivet er en samling av papirer bevart for å bevise rettigheter eller vitne visse aktiviteter. Ved metonymi utpeker de også stedet der disse dokumentene oppbevares (bygning eller lagerrom, eller institusjonen som er ansvarlig for bevaring eller forvaltning).
I tillegg til å være et middel for å bevise og sikre rettigheter, kan arkiver være kilder for historikeren eller for alle som ønsker å kjenne fortiden. Med sikte på å fremme historisk forskning og åpenhet i aktivitetene har stater gradvis organisert arkivtjenester som er åpne for publikum og gjort det obligatorisk for deres administrasjoner å overføre de dokumentene de har produsert til disse tjenestene når deres periode er utløpt .
Arkiv administreres og organiseres av arkivister .
Den arkiv er den vitenskapen som styrer de prinsipper og teknikker knyttet til forvaltningen av arkivene. Det er en av fagområdene som deltar i informasjonsvitenskapen .
Ordet "arkiv" kommer fra det lave Latin archivum , som betyr "lokalt arkiv, samling av handlinger", som selv kommer fra det latinske klassiske archīum "sted der de holder postene" ( II th århundre) og antikke greske ἀρχεῖον archeíon betyr "administrative bygning, magistracy "i forhold til arkonene (myndighet, regjering). Arkivene er derfor ikke, etymologisk, “veldig gamle ting” som forklart i Trésor de la langue française .
Som på latin er skjemaet "arkiv" på gammelfransk en maskulin entall (første sertifikat i 1282 i kongeriket Napoli ledet av Anjou), former som finnes helt på slutten av XIV - tallet og XV - tallet i de andre romanske språkene [ archivo , på italiensk (att. 1357), arxiu på katalansk (att. 1399), archieu i gammel provencalsk (att. 1411), archivo på Castilian (att. 1450), archivio på italiensk (endelig form att. 1483)] og på tysk ( das Archiv er en nøytral entall).
De første sertifikater i fransk som "arkiv" i feminine flertall dato fra XV th århundre som "mynt samling," så som "sted hvor de holder arkiver."
I hverdagsspråket betyr "arkiv" enten gamle papirer eller mer eller mindre unyttig papirarbeid, eller glemte skatter.
På nettets språk refererer "arkiver" til gamle sider som nødvendigvis er mer oppdaterte.
I dagens fransktalende arkivvitenskap har begrepet "arkiv" tre betydninger:
På engelsk skiller flere kulturer ordene " poster ", som betegner alle typer dokumenter, " arkiver " eller " arkivmateriale ", som kun refererer til dokumenter som er oppbevart for historiske formål av spesialiserte tjenester. I sammenheng med " posteradministrasjon " har ordet " poster " imidlertid en juridisk konnotasjon, slik at det bare gjelder dokumenter som er validert eller registrert og derfor har fått bevisverdi. Imidlertid er denne konnotasjonen umulig å formidle på fransk på en enkel måte. Dette forklarer hvorfor det ikke er enighet i den fransktalende verden om oversettelsen av uttrykket " records management ", og at de franske versjonene av de forskjellige internasjonale standardene som bruker den, oversetter " Records " etter poster, dokumenter, arkivdokumenter, bindende dokumenter , aktivitetsdokumenter eller dokumentert informasjon.
Ordet "arkiver" brukes sjelden i entall, i det minste av arkivfagfolk. For et arkivdokument snakker vi om en artikkel , del eller originaldokument .
Brukt i entall "arkiv" refererer mer og mer til systemet der arkivene administreres.
Av gode opptegnelser, det vil si tilgjengelige arkiver og bevarte uordnede konsultasjoner, må være utstyrt med forskningsinstrumenter som beskriver innholdet (katalog eller inventar ).
Arkivene er attestert siden det er skriftlige dokumenter.
Arkivloven varierer fra land til land og fra en periode til en annen. Det består :
Juridisk sett er det to kategorier arkiver: offentlige arkiver og private arkiver.
Offentlige arkiver er arkivene produsert av offentlige myndigheter og av organer som er betrodd et offentlig tjenestemisjon (offentlige institusjoner, konsulære organer, privatrettslige organer som har fått et offentlig tjenestemisjon, ministeroffiserer). Kommunikasjonsregimet for offentlige arkiver, det vil si perioden de kan konsulteres fra, er fastlagt ved lov.
Offentlige arkiver kan være internasjonale, nasjonale , regionale (avdelings-, provinsielle, kantonale osv.) Eller lokale ( kommunale , kommunale, borgerlige, sogn osv.).
I FrankrikeI Frankrike oppbevares de av National Archives , Diplomatic Archives , Historical Service of Defense og Centre for Economic and Financial Archives for the State, og av de regionale , avdelings- og kommunale arkivene for de lokale myndighetene. Offentlige arkiver i Frankrike sies å være " ubeskrivelige ", det vil si at den offentlige personen som eier dem ikke kan tas fra seg selv om de er uaktsomme.
På sveitsiskI Sveits er de nasjonale arkivene først og fremst ansvaret for føderale arkiver , grunnlagt i 1798. De er avhengig av føderal lov om arkiver.
Imidlertid er de fleste sveitsiske offentlige arkiver ansvaret for de forskjellige kantonarkivene og administreres av de forskjellige kantonelovene som gjelder, spesielt for kommunale arkiver .
På grunn av antall organisasjoner i FN-systemet basert i Genève , er Sveits også hjemsted for flere internasjonale arkiver.
I CanadaCanada er et av de første landene som har slått sammen arkiv-, kulturarvbiblioteket og offentlige biblioteksinstitusjoner. Således, på nasjonalt nivå, Library and Archives of Canada (LAC), eller Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) på regionalt nivå.
I USAI USA er offentlige poster eller offentlige poster bare poster som kommer fra stats-, fylkes- og føderale eller føderale avdelinger.
StorbritanniaI Storbritannia er offentlige arkiver eller offentlige poster også arkivene som kommer fra statens tjenester, og hver administrative enhet oppbevarer sine egne offentlige arkivdokumenter, samt avhengighetene til den britiske kronen . Offentlige arkiver holdes i Public Record Office ( National Archives ).
Private arkiver kan komme fra enkeltpersoner, familier, foreninger eller selskaper.
I fransk lov er private arkiver alle arkiver som ikke har lovlig karakter av offentlige arkiver; familiepapirer og personlige dokumenter, selskap, forening, politiske arkiver, advokatarkiv eller til og med religiøse arkiver kan knyttes til den. De kan gis, testamenteres eller overlates til deponering til offentlige eller private arkiver, og deres kommunikasjon kan da overholde spesifikke regler som er satt av eieren. Den naturlige konsekvensen av dette prinsippet er at private arkiver ikke er ubeskrivelige, at de kan være gjenstand for en transaksjon. I Frankrike kan visse private arkiver klassifiseres som "historiske arkiver". De forblir eiendommen til den opprinnelige innehaveren, men den offentlige administrasjonen av arkivene må informeres om alt som kan påvirke deres integritet (fremmedgjøring, restaurering osv.).
Skillet mellom private arkiver og offentlige arkiver er noen ganger vanskelig å etablere. Papirene til en politiker kan for eksempel inneholde dokumenter relatert til hans offisielle funksjoner, som derfor er offentlige arkiver, og dokumenter som oppstår som følge av hans virksomhet som parlamentariker og partibetjent, som er arkiver.
BedriftsarkivBedrifter, som alle andre private organisasjoner, har flere grunner eller plikter til å føre poster:
En viktig del av kildene til økonomiens historie kan derfor bli funnet i disse tjenestene, den mest kjente av dem i Frankrike er National Archives of the World of Work . I Belgia samarbeider flere foreninger med offentlige arkiver for å sikre selskapets arkiver, inkludert Association for the enhancement of company archives, som tilbyr en rekke viktige varelager online. I Sveits har Association of Swiss Archivists (AAS) og Swiss Economic Archives in Basel (SWA) dannet en felles arbeidsgruppe for å sette eksisterende ressurser i forretningsarkiv på nettet ( arCHeco- prosjekt ).
Arkiv er generelt rent utilitaristiske og oppbevares bare så lenge de er nåværende eller mellomliggende arkiver, før de blir ødelagt etter utløpet av deres administrative eller juridiske nytte. Ledelsen deres er betrodd interne logistikktjenester , muligens forsterket av eksterne underleverandører , der den forveksles med dokumentasjonsaktiviteter . I beste fall er dette administrasjon rasjonalisert ved postbehandling prosedyrer som styrer produksjonen av dokumenter fra begynnelsen, unngå dobbeltarbeid og hensynsløs ødeleggelse og sikrer sporbarhet av dokumenter gjennom hele levetiden.
Arkiv av stiftelser eller foreninger Kirkelige arkiverUtviklingen av datastyrt håndtering av data og utveksling innen selskaper forstyrrer tradisjonelle skiller og arkiveringspraksis som følge av dem. Som dokumenter produsert internt, skiller arkiver seg lett fra eksterne ressurser som utgjør dokumentasjon . Imidlertid kan elementer fra dokumentasjonen på en forsvarlig måte festes i arkivene for bedre bruk senere. Informasjonsteknologi kan forvirre dette skillet, selv om informasjonssystemer gjør det mulig tvert imot å optimalisere det.
Med materialstøttene var plass hovedmotivasjonen for arkivering: vi kunne ikke "skyve veggene". Denne faktoren er ikke så avgjørende for digitale medier: en lav investering gjør det mulig å hele tiden utsette klassifiseringen av foreldede dokumenter, og konsultasjonen deres forblir vanligvis alltid mulig uten virkelig tap av effektivitet. Hvis vi legger til risikoen for ødeleggelse og også foreldelse av støttene, har det oppstått alvorlige spørsmål om bevaring av minnet om moderne og fremtidige aktiviteter.
De er spesielt knyttet til plikten til å huske , til retten til å huske og derfor til kvaliteten på tolkningen av mer eller mindre pålitelige og komplette arkiver og til måten media kan bruke dem på. De mest følsomme arkivene, eller som involverer visse tjenestemenn, eller som kan kaste lys over oppførselen til deres motstandere, er blitt ødelagt (i Polen forklarer nå visse forfattere av arkivdestruksjon hva de har ødelagt).
Under store demokratiske overganger (slutten på diktaturer ) er tilgang til arkiver og deres åpenhet kilder til store politiske og maktproblemer. Organisasjoner som Swisspeace - Swiss Foundation for Peace, gjør håndtering av det siste en av sine oppdrag ved å støtte regimer under demokratiske overganger for å fremme fred.
I følge Sonia Combe (som har studert de tilgjengelige og åpne arkivene til Stasi , FBI , Gestapo eller den franske etterretningen ), mens det i Polen etter regimet til general Jaruzelski falt, ble arkivåpningen forsinket, rykter og delvis falske lister over tjenestemenn sirkulerte raskt, og ga fantasier til. I dette landet ble det opprettet en viktig arkivtjeneste (med nesten like mange arkivister som i Tyskland), men arkivene var bare delvis åpne, og ikke for alle (i Polen, for å få tilgang til arkivene, måtte du erklæres som en "offer for kommunismen" for å ha tilgang til din egen fil).
I DDR , under offentlig press, og med samtykke fra Helmut Kohl , gikk spesielt åpningen av Stasi-arkiv raskt etter regimets fall. Dette har gått langsommere i Argentina , president Cristina Kirchner som undertegnet tidlig januar 2010 dekret nr . 4-2010, som avklassifiserer alle arkivene til militærdiktaturet (1976-1983) (bortsett fra de som gjelder Falklandskrigen og enhver konflikt mellom landene ) deres bruk av dommere.
Mer nylig, og i en annen sammenheng, har president Barack Obama åpnet arkivene delvis stengt av Bush-administrasjonen foran ham, mens Executive Order 13 526 av29. desember 2009 motsetter seg ubestemt klassifisering av dokumenter.
For flere bøker om arkivstyring (og deres bakgrunn), se arkivhåndbøker .