Dematerialisering av innkommende post

Enten de er av økonomisk eller kommersiell karakter, enten de er relatert til innkjøp, menneskelige ressurser , kundeforhold eller om de går gjennom en posttjeneste, listen over dokumenter og innkommende e-poster som er berørt av en dematerialiseringsprosess dag for dag.

Innsatser

Dematerialiseringsutfordringene knyttet til hvert av disse dokumentene er forskjellige, og det samme er kompleksiteten ved implementering av dematerialisering. Dette gjelder desto mer når det gjelder dokumenter med sannsynlig verdi som, som et dokument i papirformat, kan kreves bevis på ekthet og integritet i tilfelle revisjon, søksmål osv. I 2009 var fremgangsmåten for dematerialisering av innkommende post fortsatt svært heterogen.

Tilnærminger

To former for dematerialisering av innkommende dokumenter og brev eksisterer ofte i organisasjonene som ble undersøkt av MARKESS International i 2008:

• På den ene siden såkalt ”innfødt” dematerialisering, som består for et selskap i å motta innkommende dokumenter direkte i form av digitale data eller informasjon. Dette er for eksempel dokumenter, uansett format, mottatt som filer som er vedlagt en e-post, informasjon integrert i en e-post, men også data overført via et elektronisk skjema. Som skal fylles ut på et nettsted eller et ekstranett, med data mottatt gjennom en EDI- strøm (Electronic Data Interchange) eller til og med data utvekslet på en strukturert måte basert på XML eller dets derivater. I alle disse tilfellene er dematerialisering ikke begrenset til et enkelt dokument eller brev, men gjelder strømmen i sin helhet;
• På den annen side dematerialiseringen av dokumenter og brev mottatt i papirformat og deretter dematerialisert takket være mer eller mindre automatiserte operasjoner som gjør det mulig å øke verdien av informasjon og behandlingen av den. Dermed har noen organisasjoner automatisert ved bruk av maskinvare- og programvareløsninger som er egnet for eksempel i fasen med å åpne / trekke ut papirkonvolutten og forberede dokumenter for dematerialisering (fjerning av stifter, identifisering av batcher som skal dematerialiseres, etc.), digitaliseringen av disse dokumenter (enten dette utføres internt eller overlates til en ekstern tjenesteleverandør) eller anerkjennelse og lesing av dokumenter. I 2008 indikerte 51% av organisasjonene som ble undersøkt av MARKESS International at de automatisk behandler minst en transaksjon knyttet til dematerialiseringen av disse dokumentene som opprinnelig ble mottatt i papirformat.

Dematerialiseringsprosjekter ble ofte opprinnelig utviklet opportunistisk av de forskjellige avdelingene i samme selskap, uten mye koordinering mellom dem. De pleier å bli gradvis vurdert på en mer helhetlig måte. I 2010 etablerer et økende antall organisasjoner dermed flere tverrgående dematerialiseringsprosjekter, som det er tilfelle med dematerialiseringen av "procure-to-pay" -prosessen som tar sikte på å automatisere prosessen fra slutt til slutt, kjøpsforespørsler til leverandørfakturaer , opp til betalingsråd

Bremser

Et visst antall elementer synes fortsatt å hindre organisasjoner i deres ønske om å gå lenger i dematerialiseringen av innkommende dokumenter eller å sette i gang en reell politikk i denne retningen: en papirkultur fremdeles sterkt forankret og ofte forbundet med frykt for endring., Investeringer til gjøres ansett som for kostbare, prosjekter som de anser kompliserte å gjennomføre. Disse prosjektene er faktisk ikke uten innvirkning på organisasjonen. Ekte oppstrømsarbeid er nødvendig, særlig for å hjelpe funksjonelle ledere med å bedre formalisere deres behov.

Merknader og referanser

1. Practice Repository: "Dematerialisering av dokumenter og innkommende e-post" - Frankrike 2008
2. Status for dematerialisering av "kjøp-faktura-betaling" -kjeden, blogg MARKESS International

Se også

• Dematerialisering
• Post
• Dematerialisering av fakturaer
• Dematerialisering av HR-dokumenter