Standard NF Z 42-013 utgitt av AFNOR i 1999, deretter revidert i 2001 og deretter i 2009 og nylig i 2020, inneholder et sett med funksjonelle, organisatoriske og infrastrukturelle krav og anbefalinger for design og drift av et elektronisk arkivsystem (EAS). Den normative teksten tar for seg organisasjonen rundt funksjonene til elektronisk arkivering, overføring, bevaring, tilgjengelighet, kommunikasjon og håndtering av avhending, interoperabilitet i SAE, restitusjon og reversibilitet.
Siden 2009 har tittelen på standarden vært: "Spesifikasjoner knyttet til design og drift av datasystemer for å sikre bevaring og integritet av dokumenter som er lagret i disse systemene".
I 2020 endres den normative teksten i dybden og tittelen blir: "Elektronisk arkivering".
Den reviderte standarden er ment å:
Hovedpunktene i standarden er:
Den første versjonen av standarden datert fra Desember 1999. En første revisjon i 2001 begrenset bruken av standardens anbefalinger til WORM- disk . En annen versjon, utviklet innenfor rammen av Standardiseringskommisjonen 171 ("Arkivering - Dokumentets livssyklus og datasikkerhet"), ble vedtatt den4. februar 2009av AFNORs styre. Denne versjonen av standarden tilsvarer et kravbasert spesifikasjonsregister. To nivåer av krav (minimum og tillegg) er detaljerte og tillater etablering av en EAS i henhold til behovet eller de begrensninger som er til stede. Merk at bruk av andre lagringsteknikker enn WORM nå er innrammet av 2009-revisjonen av standarden.
En ny versjon av standard NF Z42-013 ble avsluttet i februar 2019av CN171. Denne nye versjonen ble offentlig etterforsket imars 2019 som resulterer i publisering av den nye teksten i oktober 2020. Denne nye revisjonen bærer NF Z42-013: 2020-indeksen.
En sertifisering basert på en referanse basert på NF Z 42-013-standarden og på ISO 14641-1-standarden ble publisert den 17. desember 2012. Den er tilgjengelig for organisasjoner og selskaper som ønsker å implementere en SAE i samsvar med kravene i standarden, samt for selskaper som tilbyr tredjeparts elektroniske arkiveringstjenester for prøvetid. Sertifiseringens omfang kan bare gjelde elektronisk arkivering eller elektronisk arkivering og trofast digitalisering. SAE-er sertifisert i samsvar med standarden tildeles NF 461-merket utstedt av AFNOR Certification, et uavhengig sertifiseringsorgan akkreditert av den franske akkrediteringskomiteen (COFRAC) . Sertifiseringsreglene for merket er fritt tilgjengelig på NF Mark-nettstedet . Den listen over NF461 sertifiserte arkivering systemer for intern, ikke-kommersiell og kommersiell bruk er tilgjengelig på den offisielle nettsiden til NF mark.
Etter revisjonen av standarden i 2020, blir NF 461-sertifiseringsreferansesystemet revidert. En ny versjon av sertifiseringsreglene vil bli satt på nett av Afnor Certification i 2021. NF 461-merket basert på de nye sertifiseringsreglene vil bli en forutsetning for å få SIAF-godkjenning fra 01/01/2021.
NF Z 42-013-standarden i 2009-revisjonen ble oversatt til engelsk og fødte ISO 14641-1- standarden . i 2018 ble tittelen og nummereringen av ISO-standarden endret. Standarden bærer nummeret ISO 14641: 2018 og tittelen er: "Elektronisk arkivering - Design og drift av et datasystem for integrert konservering av elektroniske dokumenter - Spesifikasjoner"