Et diagram over prosjektoppgaver (OTP) eller arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS), eller arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS) (på engelsk), er en hierarkisk nedbrytning av arbeidet som er nødvendig for å nå målene for et prosjekt.
Hensikten er å hjelpe til med å organisere prosjektet, definere alt innholdet og tjene som referanse for planlegging av aktiviteter og etablering av estimert budsjett. Den brukes også til å styre risikostyring, eller identifisere nødvendige oppkjøp. Det gjør det også mulig å delegere og kontraktere oppdraget som er betrodd hver aktør.
Konseptet med WBS (WBS engelsk) ble utviklet av US Defense Department ( United States Department of Defense ) , for å drive utviklingen av Polaris missilprogram i 1957 i marinen. Selv om begrepet ikke ble brukt den gangen, utgjør det den første anvendelsen av en hierarkisk nedbrytning sentrert på oppgavene og aktivitetene som skal produseres for å oppnå de ønskede resultatene (resultatene). Det var i 1962 at NASA og luftfartsindustrien publiserte en artikkel som beskrev OTP-tilnærmingen. I 1968 publiserte det amerikanske forsvarsdepartementet en kunngjøring som definerte bruken av denne prosjektmetoden i luftfartsindustrien. I 1987 tok Project Management Institute opp dette konseptet for å generalisere det til alle bransjer i referanseverket " Project Management Body of Knowledge " (PMBOK).
WBS oppnås ved å dele ned leveransene og oppgavene til prosjektet i mer detaljerte og lettere kontrollerte elementer. Hvert element i WBS tilsvarer en leveranse eller et sett med prosjektoppgaver. Det første elementet øverst i hierarkiet er selve prosjektet og er oppkalt etter prosjektet. De grunnleggende elementene nederst i hierarkiet, det vil si at de ikke selv er underlagt nedbrytning, kalles " arbeidspakke " ( arbeidspakke på engelsk).
En OTP kan representeres grafisk som et flytskjema eller ordrett som en innrykket liste. Hvert element har en unik identifikator. En WBS-ordbok kan også liste opp tilleggsinformasjon for hvert element, for eksempel stillingsbeskrivelse, ansvarlig organisering, milepæler, akseptkriterier, tekniske referanser eller kontraktsinformasjon.
Flere tilnærminger er mulig for å spalte de første nivåene av en OTP, for eksempel:
Fordelingen av WBS går ned til detaljnivået i arbeidspakken og i prinsippet ikke ned til den elementære aktiviteten. Faktisk, for ISO 21500- standarden som for PMBOK , er OTP et innholdsstyringsverktøy og ikke et oppgaveplanleggings- og planleggingsverktøy, og i de to arkivene er OTP en oppføringsdata for definisjon av aktiviteter. Imidlertid er linjen mellom de to i praksis ikke så klar, siden elementære aktiviteter er en nedbrytning av mer enn ett element i WBS.
Prinsippet om progressiv utvikling gjør det mulig å endre nivået på nedbrytning av OTP under prosjektet. Nivået på nedbrytning av WBS-elementer blir deretter utdypet når detaljene blir oppdaget eller bestemt. I starten av prosjektet kan WBS for eksempel være begrenset til et generelt nivå, og bare detaljere det første elementet (for eksempel en studiefase). De andre elementene blir deretter detaljert på et finere nivå først etter at resultatene av studien er kjent.
Et av de grunnleggende prinsippene for OTP er at det totale arbeidet som kreves for hver nedbrytning tilsvarer totalarbeidet som kreves for det nedbrutte elementet. Dette prinsippet kalles også 100% -regelen: OTP inkluderer 100% av arbeidet som er definert av innholdet i prosjektet og fanger opp alle leveransene - internt, eksternt, mellomliggende - med hensyn til arbeidet som skal utføres, inkludert de av prosjektet ledelse. Regelen gjelder for alle nivåer i hierarkiet: summen av jobbene på "barn" -nivået må være lik 100% av arbeidet representert av "foreldrene". Den forstår bare innholdet i prosjektet. Det inkluderer derfor ingen oppgaver som ikke vil være prosjektets ansvar. Med andre ord kan den ikke omfatte mer enn 100% av arbeidet.
Det er viktig å huske at 100% -regelen også gjelder på aktivitetsnivå. Arbeidet som representeres av aktivitetene i hvert arbeidsundersett skal utgjøre totalt 100% av arbeidet som kreves for å fullføre arbeidssettet.
Varer på samme nivå må være gjensidig utelukkende. Det bør ikke være noen overlapping av innholdet som er angitt av forskjellige elementer i en OTP. Disse overlappene kan faktisk føre til duplikatarbeid eller dårlig kommunikasjon om ansvar og autoritet. En slik overlapping kan også føre til forvirring for prosjektets kostnadsregnskap. Hvis OTP-elementnavnene er tvetydige, kan OTP-ordlisten bidra til å tydeliggjøre skillene. WBS-ordlisten beskriver hver komponent i WBS med milepæler, forventede resultater, aktiviteter, omfang, og noen ganger datoer, ressurser, kostnader og kvalitetskriterier.
Den beste måten å overholde 100% -regelen er å definere elementer i WBS i form av resultater, ikke handlinger. Det sørger også for at WBS ikke inkluderer altfor reseptbelagte metoder, noe som gir større oppfinnsomhet og kreativitet fra prosjektdeltakernes side. For nye produktutviklingsprosjekter er den vanligste teknikken for å sikre en resultatorientert OTP å bruke en nedbrytningsstruktur av produktkomponenter. Funksjonsorienterte programvareprosjekter kan bruke en lignende teknikk for å benytte en karakteristisk struktur av underfunksjoner. Når et prosjekt handler om å tilby tjenester, er en vanlig teknikk å fange alle planlagte leveranser for å lage en leveringsfokusert OTP. PTO-er som deler arbeidet inn i prosjektfaser (foreløpig prosjekteringsfase, detaljprosjekteringsfase osv.) Sørger for at fasene er klart skilt av en leveranse som også brukes i definisjonen av inngangs- og utgangskriterier (for eksempel en foreløpig eller detaljert godkjenning av design anmeldelse).
Den internasjonale standarden ISO 21500 , med tittelen “Retningslinjer for prosjektledelse”, definerer et referanseramme for organisering, planlegging og styring av prosjekter. Organiseringsskjemaet for prosjektoppgavene er identifisert som en innholdsstyringsteknikk (perimeter) som fungerer som en ledetråd for andre prosjektledelsesprosesser. Den identifiserer også OTP-ordboken, som dokumenterer hvert av elementene som er identifisert der.
Den internasjonale standarden ISO 21511, med tittelen "Prosjekt, program og porteføljestyring - Organisasjonsoppgave i prosjekt- og programstyring" utfyller ISO 21500-standarden med retningslinjer og anerkjent praksis for utvikling og opprettelse av OTP.
Den produktnedbrytningsstrukturen (PBS engelsk til produktBreakDown Structure ) er et prosjekt av nedbrytning basert utelukkende på produkter (leveranser). Elementet på toppen av PBS er oppkalt etter produktet, og hvert ekstra dekomponeringsnivå tilsvarer biproduktene / komponentene. Terminalelementene tilsvarer elementære produkter. Dette konseptet er nær et WBS hvis dekomponeringsstrategi vil være ved å levere.
Det funksjonelle organisasjonskartet (på engelsk OBS for Organizational Breakdown Structure ) er den hierarkiske representasjonen av prosjektorganisasjonen, fordelt på organisasjonsenheter, som gjør det mulig å avklare hvilken enhet som er ansvarlig for hvilke arbeidspakker.