I arkiver er et funnhjelpemiddel (eller lokaliseringsverktøy ) et indirekte hentesystem for et sett med dokumenter som beskriver innholdet.
Den er ment for publikum fra forskjellige bakgrunner, og har som mål å gjøre det mulig for forskere å raskt finne nyttig informasjon de trenger.
Et hjelpemiddel for å finne gir mer eller mindre detaljert informasjon om innholdet i hver artikkel (artikkelen er den grunnleggende intellektuelle og materielle enheten i arkivene, identifisert med et symbol ).
Funnhjelpen blir utarbeidet og oppdatert om nødvendig av arkivarene til den aktuelle arkivtjenesten. Det kan ha form av en bok , en fil eller en database . Den er vanligvis tilgjengelig for gratis konsultasjon på lesesalen, i multigrafisk form oftest eller i trykt form for de eldste og for de som er knyttet til lukkede samlinger, det vil si ikke kan øke.
Utkastet til å finne hjelpemidler er underlagt internasjonal standardisering på initiativ og innenfor rammen av Det internasjonale arkivrådet . Den første av disse standardene er den generelle og internasjonale standarden for arkivbeskrivelse , bedre kjent med forkortelsen av navnet sitt på engelsk ISAD (G) . Standarder ble deretter utviklet for myndighetsregistreringer som gjelder samfunn, enkeltpersoner og familier (standard hvis akronym er ISAAR (CPF) , vedtatt i 1995), og for beskrivelsen av funksjonene til å produsere enkeltpersoner og organisasjoner. Dokumenter ( ICA-ISDF , publisert i 2008).
Disse beskrivelsesstandardene er transkribert til dataspråk ( XML eller RDF ) for å tillate publisering av forskningsinstrumenter på nettet og utveksling mellom institusjoner. Blant disse kodingsstandardene finner vi spesielt DTD-ene EAD , EAC-CPF og EAG, deretter nylig RiC- standarden for semantisk grafrepresentasjon .
Funnstøtten kan være mer eller mindre presis, avhengig av arkiveringstjenesten, og om instrumentet er relatert til alle fondene som er beholdt, til et bestemt fond eller til en del av et fond.
Det finnes mange typer hjelpemidler, avhengig av fondets interesse og publikums behov, de vitenskapelige kravene og ressursene som er tilgjengelige for å skrive dem.
Målet med syntetiske hjelpemidler er å gi en generell orientering for publikum i arkiver. Avhengig av form og presisjon, kalles de "arkivkatalog", "samlingskataloger", "uttalelser om beholdninger" eller "guider".
Analytiske funnhjelpemidler er dokumenter som gir publikum en mer eller mindre presis beskrivelse av innholdet i arkivfond (filer, utstillinger) som de deretter kan be om å konsultere. I Frankrike og Quebec skiller vi generelt katalogen fra varelageret, i henhold til deres nøyaktighetsnivå i beskrivelsen:
Disse funnhjelpemidlene kan være ledsaget av indekser , autoritetslister eller synonymordbøker . De klassifiseringsrammer (rammeverk organisere arkiver dem) og gradering strukturer (reflekterer, på Archives, aktiviteter og funksjon av et legeme ) blir brukt til å navigere mellom de ulike enhetene. Gitt deres sentrale rolle for arkivaren, snakker vi noen ganger om “styringsverktøy”.
Flere typer funnhjelpemidler kan eksistere sammen i samme arkivtjeneste og for den samme arkivsamlingen, avhengig av behovene, men også som en arv fra tidligere arkivarbeid. I arkivportaler har disse forskjellige typene en tendens til å falme for publikum.
For å fremme arkivforskning mellom forskjellige institusjoner, har de noen ganger koblet sine forskningsinstrumenter i en arkivportal (de) tilgjengelig på nettet.