Den dematerialisering av fakturaer består av å flytte dokumenter fra fysiske medier (oftest papir ) til digitale / elektroniske medier. I løpet av de siste årene har fakturaer blitt dematerialisert på grunn av teknisk fremgang og lovendringer, samtidig som de beholder skatteverdien.
Media for dematerialisering av en faktura er den elektroniske fakturaen eller dematerialiserte fakturaen .
Dematerialiseringsprosessen kan deles inn i to hovedfaser, gitt at en faktura både må utstedes og mottas. Det tradisjonelle faktureringssystemet har derimot mange flere mellomliggende trinn som koster penger, er tidkrevende, innebærer en risiko (for svindel eller datainntastingsfeil) og er ikke spesielt givende for de ansatte som har ansvaret for utførelsen .
"Sender" del:
Del "Mottak":
Kostnaden for dette systemet kan beregnes med: papirprisen, sendingskostnad, ansatte i overføring og mottakelse, arkivering. I følge en BVA-undersøkelse er prisen estimert til 26 € (17 € på bekostning av kjøperen, 9 € for selgeren). Den økologiske balansen gjelder produksjon av papir (en av de mest forurensende næringene), transport av faktura (CO 2 -utgivelse ), fysisk lagring (krever mer eller mindre plass avhengig av antall fakturaer). Tidsbalansen beregnes på tidspunktet for innhylling og frankering, sending, mottakelse, åpning, beslag; denne vurderingen kan evalueres ti eller femten dager.
Det er mulig å motta eller utstede dematerialiserte fakturaer uten at forretningspartneren din har vedtatt dematerialisering; dette begrenser effektiviteten i prosessen, men er fortsatt gunstig når det gjelder tid, pris og produktivitet.
I kringkasting: desktop publishingI stedet for å skrive ut egne fakturaer, dematerialiserer selskapet dem for å lagre dem elektronisk, og overlater dem til en tredjepart som vil trykke dem og sende dem til mottakeren. Dermed sparer utsteder på lagringskostnadene og på kostnadene forbundet med bruk av papir. Den tredje parten som er ansvarlig for papirformatet kanaliserer faktisk utskriften og sender den til mange selskaper, og gjør derfor stordriftsfordeler.
I resepsjonen: Scan-LADNår selskapet ønsker å motta fakturaene i elektronisk format, men leverandørene sender dem i papirformat, er en mellommann ansvarlig for å digitalisere dem og trekke ut dataene som er nødvendige for automatisk integrering i regnskapet. Innlevering av faktura gjøres alltid med papirversjonen. Selskapet kan også velge å installere en LAD- løsning ( Automatic Document Reading ) internt og administrere denne operasjonen selv.
Eksempel på løsning: AD'DOC IIM, IRISXtract, SPrinter, Readsoft, Itesoft, Kofax, BSV, Captiva, DIMO Gestion, Docupost, CapSIEL, FORMLAD-G fra ADDPI, Doxis Invoice Master fra SER-gruppen.
"Sender" del:
Del "Mottak":
Vedta skatte dematerialisering sparer i gjennomsnitt 70% av sine faktureringskostnader , for å spare 10 til 15 dager i behandlingen av disse fakturaene, og dette ved å lage en gest for bevaring av miljøet . Målet er total eliminering av papir , og derfor av kostnadene og skadelige effektene som er knyttet til bruken av det .
I fellesskapsretten styres elektroniske fakturaer av forskrifter i form av et europeisk direktiv. Dette europeiske direktivet er implementert i nasjonal lovgivning i hvert av EUs medlemsland .
En faktura sies å være dematerialisert når den oppfyller visse tekniske og sikkerhetskriterier (garantier for ekthet , ikke-avvisning og integritet ). Det anses da strengt tatt som en original faktura fra et regnskapsmessig og skattemessig synspunkt .
I Frankrike gir skattelovgivningen to elektroniske datautvekslingsformater (EDI) for å dematerialisere en faktura.
Artikkel 289 bis i den generelle avgiftskoden: " fakturaer overført elektronisk i form av en strukturert melding i henhold til en standard som er avtalt mellom partene, slik at datamaskinavlesning og kan behandles automatisk og entydig, utgjør dokumenter i stedet for originale fakturaer " .
Artikkel 289 V i den generelle avgiftskoden: “ fakturaer kan, med forbehold om aksept av mottakeren, overføres elektronisk så lenge ektheten til deres opprinnelse og integriteten til innholdet deres er garantert ved hjelp av en elektronisk signatur. De således overførte fakturaene tar plass til den opprinnelige fakturaen for anvendelse av artikkel 286 og denne artikkelen ”.
Lovgivning historieHvis dematerialiseringen av fakturaer opplever en boom for øyeblikket, er det fordi lovgivning og IKT har gjort det mulig å skape et miljø som er gunstig for implementering av nye effektive løsninger.
Det bør fortsatt tas i betraktning at lovgivningen i de fleste land ikke er den samme. For at dematerialiseringsplattformen skal kunne brukes internasjonalt, er det derfor nødvendig å ty til selskaper som spesialiserer seg på internasjonal beskatning .
I Frankrike må en elektronisk faktura presentere følgende informasjon:
Organisasjoner i alle størrelser synes det er gunstig å dematerialisere fakturaene, selv om store selskaper i privat sektor fortsatt har en høyere adopsjonsrate i feltet. Prosessen fremskynder betaling og behandling av fakturaer. Enten i overføring eller i mottak, kommer dematerialiseringen av fakturaer til gode for regnskapstjenestene (og fakturering for de største strukturene), fordi det gjør det mulig å automatisere prosessen, og å verifisere dataene som er lagt inn på datamaskin, noe som begrenser feil , og forhindrer også svindel.
Gradvis utvikler prosjekter for å dematerialisere kjeden av dokumenter, fra håndtering av kjøpsforespørsler til fakturaer til utstedelse av betalingsråd. I følge studien "Fra kjøpsforespørsler til betalingsråd: Muligheter for dematerialisering utover leverandørfakturaer" utført i 2011, er hovedkilden til slike prosjekter ønsket om å:
For eksempel klarte GEFCO å redusere faktureringskostnadene med halvparten; selv om fullstendig dematerialisering av fakturaer fremfor alt bærer frukt for store selskaper som har tusenvis (til og med millioner) av fakturaer, finnes det også alternative løsninger utviklet av spesialister innen skattedematerialisering.
Når det er kontroller i selskaper, kan prosedyren ta lange timer da kjøperens papirutgave og leverandørens kopi må kontrolleres for å sikre at det ikke er noe begått svindel. Ikke bare er det kjedelig arbeid, det er tidkrevende for selskapet og regjeringen. Når selskaper har vedtatt dematerialisering av fakturaer, tar denne kontrollen ikke mer enn 20 minutter i gjennomsnitt, fordi skatteinspektøren bare må koble seg til selskapets dematerialiseringsportal for elektronisk å verifisere at dataene som er lagt inn i fakturaene er identiske og samsvarer.
Mottak av fakturaerSiden en st januar 2012 som er økonomisk modernisering loven fastsetter at offentlige tjenester skal være i stand til å motta elektroniske fakturaer. En portal for leverandører er satt på nettet: Chorus-Invoices . Den lar deg legge inn en faktura og følge behandlingen av den, dvs. fra å ta ansvar for fakturaen til betaling. Fakturaer sendes automatisk til Chorus informasjonssystem (programvare) . For det første representerer dette bedre styring av fakturastrømmer for staten, men også betydelige papirbesparelser.
Etter at statlige tjenester, har kravet om mottak av fakturaer blitt utvidet til lokale myndigheter og offentlige institusjoner på en st januar 2017.
Utstedelse av fakturaerForordningen fra 26. juni 2014 utvidet deretter hele den offentlige sfæren (stat, lokale myndigheter og offentlige organer) den gradvise overgangen til bruk av elektronisk fakturering (rettet mot 95 millioner årlige fakturaer).
For å fullføre reguleringssystemet knyttet til utvikling av elektronisk fakturering ble dekretet fra 2. november 2016 og rekkefølgen 9. desember 2016 publisert.
Dermed utføres plikten for leverandører i det offentlige rom til å utstede fakturaer elektronisk i henhold til følgende tidsplan:
Implementert av AIFE , er Chorus Pro den gratis delte tekniske løsningen som erstattet Chorus-Invoices , og som det ble inspirert fra å gi leverandører mulighet til å sende, motta, overføre og overvåke elektroniske fakturaer. Leverandører som allerede var registrert på Chorus-Invoices-plattformen hadde sin konto og tilgangsdata inkludert i den nye løsningen (eksempel: en leverandørs EDI- forbindelse ble automatisk overført til den nye løsningen).
Denne løsningen har vært gjenstand for omfattende konsultasjoner gjennomført av Finans- og regnskapsdepartementet med næringslivsrepresentanter, lokale myndigheter, nasjonale offentlige institusjoner og deres vergemål .
De eksterne spesifikasjonene til Chorus Pro-løsningen, som nå er publisert, lar alle leverandører og offentlige enheter definere veikart og implementeringsmetoder for å forberede seg på fristene for den gradvise overgangen til bruk av elektronisk fakturering.
Etter en innkalling til søknader i 2015 ble listen over 18 pilotenheter offentliggjort i slutten av oktober samme år. Sjåfører vil implementere løsningen Kor Pro seks måneder før fristen for en st januar 2017.
I slutten av juli 2016 ble Chorus Pro-løsningen satt i "tidlig" produksjon for å verifisere at den fungerte riktig fra slutt til slutt.
I begynnelsen av august samme år og uten å vente på utplasseringen av pilotene som var planlagt til september, ble de første utvekslingene av elektroniske fakturaer riktig utført via Chorus Pro mellom flere leverandørpiloter.
20. september 2016 ble Chorus Pro åpnet for å lede offentlige enheter så vel som for alle statlige tjenester og deres leverandører.
Arkivering av fakturaerDen regningen papir produsert leverandører kan arkiveres dematerialisert forutsatt at du beholder originalen kopipapir. Papirfakturaer som inneholder merverdiavgift som er gjenopprettet av selskapet, må kunne presenteres i original på forespørsel fra den behandlingsansvarlige.
For å overholde den juridiske plikten til å oppbevare dokumenter i ti år i overgangsperioden, er det helt lovlig og anbefales å arkivere dematerialiserte eller papirregnskapsdokumenter på en enhetlig måte.
Denne nye aktivitetssektoren, dematerialisering av fakturaer, gjør det mulig å opprette nye selskaper. For øyeblikket er det fortsatt for dyrt for et selskap å lage sin egen løsning for dematerialisering av fakturaer (eller det forblir relativt oppsummert). Et bredt utvalg av aktører som tilbyr tjenester eller programvareløsninger, posisjonerer seg for å møte de voksende behovene i denne nye sektoren. På grunn av mangfoldet av samtalepartnere og den tidligere eksistensen av dematerialiseringsprosjekter som er utført i siloer, bemerker vi bruken av en rekke automatiseringsløsninger for hele eller deler av "kjøpsfaktura-betaling" -kjeden.
Rett til å nekte dematerialisering
Kunden kan nekte den dematerialiserte fakturaen, og be om en papirversjon. I tilfelle av en vanlig utgave (spesielt med et bankforetak, en mutualistorganisasjon osv.), Kan overføringsmodusen endres når som helst på forespørsel fra forbrukeren.
I tilfelle kommersiell utveksling mellom et selskap og en person, kan internettfakturaen være en kilde til ulempe. UFC-Que Choisir anser at dematerialisering av fakturaer ikke har noen økonomisk fordel for kunden. Verre, den dematerialiserte fakturaen risikerer å gjøre den mindre årvåken om utgiftene.
I tillegg klager noen forbrukere over at de uforvarende ender med elektroniske fakturaer og ikke kan bytte tilbake til papirfakturaer. Offisielt, og for Institutt for forbruk og svindel, er "utstedelse av faktura på papir gratis" for forbrukeren. Fakturaen på Internett er vanskeligere å konsultere fordi det kreves et passord, mens informasjonen umiddelbart er tilgjengelig på en papirfaktura. For den franske foreningen av telekommunikasjonsbrukere (Afutt) er fakturering den viktigste årsaken til søksmål.
Kostnaden for utskrift av faktura overføres til kunden. Utover leverandørens lagringsperiode for fakturaen, er kostnadene for lagring forbrukerens ansvar. I tillegg tvinger noen selskaper som Free sine kunder til å "forplikte seg til (...) å konsultere regningen hver måned" på internett.
Hybridløsninger finnes også i EU for å tillate kunder å motta papirfakturaer mens de betaler elektronisk, for eksempel med QR-koden til EPC .
Ved å bruke papirløse løsninger har bedrifter en måte å betale fakturaene raskere, og ved å begrense risikoen for bedrageri. Som et resultat gjør markedet det bedre fordi leverandører kan få betalt lettere, og alle selskaper som praktiserer dematerialisering, sparer penger.
Vi kan sitere blant andre fordeler:
Å eliminere papirfakturaer og erstatte dem med elektroniske fakturaer er en del av målet om " null papir " og utgjør derfor en gest for å bevare miljøet. Å begrense bruken av papir gjør det mulig å redusere felling av trær, og det elektroniske sendesystemet reduserer CO 2 -utslipp forårsaket av mer konvensjonell transport. Å forbruke strøm for å opprette, sende og arkivere disse elektroniske fakturaene er imidlertid dårlig for miljøet. Det er derfor vanskelig å gi en klar vurdering av miljøpåvirkningen av dematerialisering av fakturaer.